Las facturas que llegan por correo no deberían perderse entre newsletters y avisos. Si tu equipo sigue descargando adjuntos, renombrando y subiendo manualmente, estás asumiendo costes y riesgos que se pueden evitar.
En Tarko Evolution implementamos una automatización fiable que detecta facturas en cualquier bandeja de entrada (Gmail, Outlook/Office 365, Exchange, IMAP, Yahoo, Zoho o dominios corporativos) y las guarda ordenadas en Google Drive, OneDrive o en tu propio servidor, con nombres estandarizados y trazabilidad completa.
Servicio de automatización: guardado de facturas desde tu email hacia tu almacenamiento
Este servicio centraliza y clasifica automáticamente las facturas que llegan por correo. Adaptamos reglas, nomenclatura y permisos a tu forma real de trabajar, sin forzar cambios de plataforma.
Preparamos un flujo de detección, validación, archivado y notificaciones, orientado a reducir tareas manuales y mejorar auditoría, reporting y cierres mensuales.
Guarda facturas desde varios proveedores de correo
Antes de entrar en detalle, lo importante es que no dependes de un único proveedor. Conectamos con los principales servicios de email de forma segura y controlada.
1. Gmail, Outlook/Office 365 y Exchange
Implementamos filtros avanzados por remitente, asunto y adjuntos. En entornos Microsoft integramos autenticación moderna y permisos granulares para cuentas y buzones compartidos.
2. IMAP, Yahoo, Zoho y dominios corporativos
Si trabajas con IMAP estándar o con otros proveedores, configuramos accesos de solo lectura, carpetas de trabajo y listas de inclusión/exclusión por proveedor o palabras clave.
Clasificación inteligente y validación de facturas por cliente
Nuestra automatización identifica automáticamente las facturas que llegan a tu correo electrónico y las organiza de forma ordenada en el destino que elijas.
El sistema filtra los correos que contienen facturas, reconoce los archivos PDF, XML o facturas electrónicas, y los guarda en carpetas específicas para cada cliente o proveedor, evitando duplicados y confusiones.
Además, validamos la información básica del documento, como fecha, número de factura y emisor, para garantizar que solo se almacenen facturas reales y correctas. De esta forma, mantienes un archivo limpio, actualizado y siempre listo para contabilidad o revisión.
Archivado en Google Drive, OneDrive o servidor propio
El objetivo es que cada documento acabe en el lugar correcto, con estructura predecible y permisos adecuados. Puedes elegir el destino que prefieras para el almacenamiento:
- Servidor propio: ideal si necesitas mantener tus documentos dentro de tu infraestructura.
- Google Drive: organización por año, mes o proveedor.
- OneDrive: integración directa con Microsoft 365 y control de acceso.
Trazabilidad, seguridad y cumplimiento
Diseñamos el flujo bajo principio de mínimo privilegio, cifrado en tránsito y registros detallados de cada operación. Mantén visibilidad de quién, cuándo y dónde se archivó cada factura, simplificando auditorías y controles internos.
Recibe un resumen diario por email o Slack con facturas procesadas, incidencias y enlaces directos. Dispones de visor de eventos para reprocesar documentos en un clic.
Preguntas frecuentes clave
Resolvemos de antemano dudas habituales para una implantación sin fricciones.
¿Y si llegan facturas como imágenes o escaneadas?
Aplicamos OCR y validaciones adicionales. Si la calidad no alcanza el umbral, enviamos el documento a una carpeta de revisión y notificamos al responsable.
¿Podemos excluir proveedores o palabras concretas?
Sí. Gestionamos listas de inclusión y exclusión por proveedor, dominio, asunto o patrones de archivo.
¿Funciona con varios buzones o alias?
Agrupamos reglas por buzón, mantenemos trazabilidad del origen y archivamos en carpetas compartidas o separadas según tu política.
¿Qué mantenimiento requiere?
Mínimo. Monitorización, rotación de credenciales y ajustes de reglas cuando cambian formatos o proveedores.
