Automatizar Gestoría
Automatización para gestorías y asesorías a medida
Automatización para gestorías y asesorías integrada con tu software contable: descarga de facturas por email, OCR + IA para clasificar por cliente, recordatorios fiscales y reporting mensual. Pensada para recuperar 2 a 3 horas al día por gestor.
- Descarga + OCR de facturas (todos los formatos)
- Integración con A3, Holded, Sage, Contasol
- Compatible con Verifactu desde 2026
- Reporting mensual por cliente en automático
Confiaron en nosotros
¿Te suena alguna?
Lo que pasa en una gestoría sin automatización seria
El despacho que crece sin automatizar acaba con la bandeja desbordada, el contable cansado y los clientes esperando respuestas que llegan tarde.
Bandeja desbordada con facturas
Cada cliente manda sus facturas como puede: PDF adjuntos, fotos, WhatsApp, Drive compartido. Identificar y clasificar a mano cuesta horas a la semana.
Datos a mano al programa contable
Abrir factura, copiar base, IVA, total, número y fecha al A3 o Holded. Repetir 200 veces al mes por cliente. Errores garantizados.
IVA mal aplicado en casos especiales
Facturas intracomunitarias, exportación fuera UE, recargo equivalencia. Cada caso pide reglas que un humano cansado olvida. Liquidaciones que vuelven con sanción.
Recordatorios fiscales manuales
303, 111, 115, 130, modelo 200... cada vencimiento se gestiona con calendario y nervios. Si se olvida uno, sanción + cliente cabreado.
Reporting mensual que se demora días
El cliente pide su informe del mes y tarda 3 días en salir porque hay que recopilar datos de 4 sitios distintos. Sensación de gestoría lenta.
Verifactu sin saber cómo aplicarlo a cada cliente
Desde 2026 cada factura debe enviarse a Hacienda en tiempo real. ¿Quién garantiza que las facturas de los 80 clientes están comunicadas correctamente?
Cómo trabajo
Del despacho saturado a la cartera que escala sin contratar
Cuatro fases pensadas para implantar la automatización sin parar la operativa del despacho.
1
Auditoría del despacho
Reviso tus procesos actuales por cliente, programas que usas, casos especiales (intracomunitario, recargo equivalencia, autónomos) y volumen real. Detecto las 5-10 tareas que dan más ROI al automatizar.
2
Diseño + implementación
Monto los flujos: descarga de email, OCR + IA para extraer datos, validación, clasificación por cliente, carga en A3/Holded/Sage y comunicación a Verifactu. Plugin propio si los SaaS estándar no cubren tu caso.
3
Despliegue cliente a cliente
No paramos tu operativa. Migramos cliente a cliente con plan de transición de 4-8 semanas. Tu equipo aprende el sistema en paralelo.
4
Monitorización + mantenimiento
Dashboard con métricas por cliente, alertas si algo falla, reporte mensual de horas ahorradas. Mantenimiento incluido los primeros meses.
El mercado español tiene muchos SaaS para gestorías (a3Pilot, Flowmatic, Xpertix, Holded, Sage Despachos). Funcionan bien para el caso estándar: despacho mediano con clientes en régimen general, facturas con OCR razonable y reporting básico. Por 50-150 €/mes por usuario tienes un panel decente que cubre el 70% de los procesos.
El problema empieza cuando tu despacho tiene casuísticas que no encajan en el SaaS estándar: un cliente con recargo de equivalencia mezclado con B2B intracomunitario, otro que recibe facturas en 5 formatos distintos (PDF, foto, Excel, ZIP de Dropbox), otro con regímenes especiales del IVA en Canarias o Ceuta. Ahí el SaaS se queda corto y la gestoría vuelve al manual. Lo veo en cada cartera de 50+ clientes: el SaaS cubre 35, los otros 15 siguen siendo Excel y trabajo a mano.
Qué automatizo y cómo
El flujo típico de automatización para una gestoría se reparte en cinco bloques que se conectan entre sí:
- Recogida de facturas: el cliente sube facturas a un email único o a su carpeta Drive/Dropbox. Un microservicio en Python o un flujo n8n las captura cada hora y las marca con el cliente correcto.
- OCR + IA para extracción: uso GPT-4o Vision o Google Document AI para extraer base, IVA, total, fecha, NIF emisor y número de factura. Mejor que OCR clásico porque entiende facturas raras (manuscritas, fotos torcidas, en idiomas distintos). Si no estás familiarizado con esta capa, parte de mi servicio de automatización de procesos con IA se aplica directo aquí.
- Validación con reglas: antes de tocar el contable, valido CIF emisor, IVA aplicado correcto según país y régimen del cliente, total cuadrado, número correlativo. Si algo falla, va a una bandeja de revisión con el problema marcado, no se cuela.
- Carga al programa contable: integración con A3 ASESOR, Holded, Sage 50, Contasol u otros. Cada factura validada se carga con su asiento correcto, su cuenta de IVA y su cliente. Compatible con integración WooCommerce con Holded que monto para clientes ecommerce.
- Reporting mensual: al cierre del mes, dashboard automático por cliente con facturación, IVA repercutido/soportado, gastos por categoría y previsión del próximo modelo 303. Lo recibe el cliente por email o PDF directo.
Verifactu en gestorías: lo que cambia desde 2026
Verifactu obliga a que el SOFTWARE que emite la factura la envíe a Hacienda en tiempo real con un código de verificación. Para una gestoría, el reto es asegurar que cada cliente tiene su sistema configurado correctamente. Si un cliente tiene Holded, Verifactu va de serie. Si tiene un sistema casero o un ERP antiguo, hay que adaptarlo. Mi trabajo en este punto es auditar la cartera, identificar los clientes que NO están cubiertos y montarles la solución más simple para que estén en regla antes de que llegue una inspección.
Para quién no merece la pena
Si tu despacho tiene menos de 20 clientes en cartera y casuística estándar, un SaaS de los del mercado (Holded Despachos, Anfix, a3) cubre tu necesidad por menos. La automatización a medida empieza a tener ROI claro a partir de 40-50 clientes activos o cuando la mitad de tu cartera tiene casos que no encajan en el SaaS. A partir de ahí, el ahorro de horas semanales del equipo justifica la inversión inicial en 4-6 meses.
01 ¿Funciona con A3 ASESOR, Holded, Sage o Contasol?
Sí, con los cuatro y con otros más. La integración se hace por API cuando existe (Holded, Sage 50 cloud) o por scripting de importación cuando solo hay carga CSV (A3 ASESOR, Contasol). Para programas muy antiguos o sin API monto microservicio intermedio que genera el fichero de importación correcto.
02 ¿Cuánto cuesta la automatización para mi despacho?
Depende del volumen de clientes y de las integraciones necesarias. Para un despacho con 50-100 clientes y A3/Holded estándar, presupuesto cerrado tras auditoría sin fee mensual obligatorio. Para carteras grandes con casos especiales, presupuesto modular cliente-tipo. Inversión recuperada típicamente en 4-6 meses por ahorro de horas.
03 ¿Qué pasa con clientes con casuística muy específica?
Esos son los que más justifican la automatización a medida vs SaaS. Casos como recargo de equivalencia + B2B intracomunitario, regímenes especiales IVA (Canarias, Ceuta), facturas en idiomas extranjeros, intracomunitario con ventanilla única OSS. Para cada caso raro monto su flujo específico que valida según las reglas correctas.
04 ¿Verifactu queda cubierto para todos los clientes?
Sí, parte del proyecto es auditar la cartera y dejar a cada cliente con un sistema que cumpla Verifactu. Si el cliente ya tiene Holded o Anfix, va de serie. Si tiene un ERP propio o sistema antiguo, monto la capa que comunica con Verifactu. Te entrego matriz de compliance cliente a cliente.
05 ¿El OCR funciona con facturas en cualquier formato?
Sí. Usamos OCR + IA (GPT-4o Vision o Google Document AI) que entiende PDF, fotos torcidas, capturas de pantalla, facturas manuscritas, en castellano, catalán, francés, inglés o alemán. Para los casos que la IA no puede leer con seguridad, el sistema marca la factura para revisión manual en lugar de meter datos incorrectos.
06 ¿Mi equipo contable mantiene el control sobre lo que se contabiliza?
Sí. La automatización no decide sin supervisión: las facturas pasan por una bandeja de validación donde el contable revisa y aprueba (con 1 click si todo está bien). El sistema acelera el trabajo, no lo sustituye. Toda decisión fiscal sigue siendo del profesional.
¿Y si tu despacho pudiera escalar a 200 clientes sin contratar más gente?
Mándame el resumen de tu cartera (volumen, programas contables y casuísticas). Te paso auditoría con los 5-10 procesos que más ROI dan al automatizar. Sin compromiso.